VERFAHRENSORDNUNG ZUM BESCHWERDEVERFAHREN GEMÄSS DEM GESETZ ÜBER DIE UNTERNEHMERISCHEN SORGFALTSPFLICHTEN ZUR VERMEIDUNG VON MENSCHENRECHTSVERLETZUNGEN IN LIEFERKETTEN („LIEFERKETTENSORGFALTSPFLICHTENGESETZ" - LkSG)

DER PUBLICIS GRUPPE IN DEUTSCHLAND

PRÄAMBEL:

Die Publicis Gruppe bekennt sich weltweit zu einer verantwortungsvollen und nachhaltigen Unternehmensführung. Schon immer hat sich die Publicis Gruppe für Menschenrechte eingesetzt und legt besonderen Wert darauf, dass Menschenrechte geachtet und die Umwelt geschützt werden. Diese Werte sind auch in unseren Konzernrichtlinien enthalten und gelten weltweit.

Darüber hinaus folgt die Publicis Gruppe den zehn Regeln des „Global Compact" der Vereinten Nationen sowie den sieben Prinzipien der „Women Empowerment Principles" (WEPs), welche ebenfalls in den Konzernrichtlinien berücksichtigt wurden.

Die MBS Germany Holding, als verpflichtete Obergesellschaft der Publicis Gruppe in Deutschland, hat ein Beschwerdeverfahren eingerichtet. Das Beschwerdeverfahren ermöglicht Personen, auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten, die durch das wirtschaftliche Handeln von Unternehmen der Publicis Gruppe entstanden sind, hinzuweisen. Das Beschwerdeverfahren ist Bestandteil des Compliance Management Systems der Publicis Gruppe. Es soll helfen, Risiken und Verletzungen im eigenen Geschäftsbereich und in der Lieferkette der Publicis Gruppe frühzeitig aufzudecken.

Die Publicis Gruppe sichert einen verantwortungsvollen und sorgfältigen Umgang mit Hinweisen zu. Sie sagt eine vertrauliche, neutrale und objektive Behandlung und sorgsame Prüfung etwaig erforderlicher Maßnahmen zu. Das Beschwerdeverfahren soll insbesondere die hinweisgebenden Personen vor Nachteilen schützen. Die Publicis Gruppe legt daher besonderen Wert darauf, alle Hinweise vertraulich zu behandeln.

Diese öffentlich zugängliche Verfahrensordnung beschreibt, wer welche Sachverhalte melden kann, wie ein Hinweis erfolgen kann, welche Verfahrensschritte vorgesehen sind und was in Folge eines Hinweises passiert.

1. ANWENDUNGSBEREICH

Wer kann einen Hinweis melden?

Hinweise können von allen Personen gemeldet werden, denen menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken sowie Verletzungen menschenrechtlicher oder umweltbezogener Pflichten, die durch das wirtschaftliche Handeln eines Unternehmens der Publicis Gruppe oder in der Lieferkette der Publicis Gruppe entstanden sind, bekannt geworden sind.

Dies bedeutet, Hinweise können sowohl von Mitarbeitern der Publicis Gruppe, von Dritten, die im geschäftlichen Kontakt zur Publicis Gruppe stehen, als auch von Dritten, die in keinerlei Beziehung und/oder geschäftlichen Kontakt zur Publicis Gruppe stehen, gemeldet werden.

Die Publicis Gruppe wird darauf hinwirken, dass auch Geschäftspartner der Publicis Gruppe (zum Beispiel Lieferanten und Dienstleister) die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die Möglichkeit einer Beschwerde informieren.

Für welche Art von Hinweisen kann das Beschwerdeverfahren genutzt werden?

Das Beschwerdeverfahren wurde für Hinweise in Bezug auf menschenrechtsbezogene und umweltbezogene Risiken und Pflichtverletzungen gemäß § 2 Abs. 2 sowie § 2 Abs. 3 des LkSG eingerichtet. Gemeldet werden können alle Sachverhalte, die in den Anwendungsbereich des deutschen Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes fallen.

Hinweis:

Menschenrechtliche Risiken sind Zustände, bei denen aufgrund tatsächlicher Umstände mit hinreichender Wahrscheinlichkeit ein Verstoß gegen zum Beispiel eines der folgenden Verbote droht:

Verbot von Kinderarbeit, Zwangsarbeit, Sklaverei
Verbot der Missachtung des Arbeitsschutzes und der Koalitionsfreiheit
Diskriminierungsverbot
Verbot des Vorenthaltens eines angemessenen Lohns
Verbot der Herbeiführung einer schädlichen Bodenveränderung, einer Gewässerverunreinigung, Luftverunreinigung, schädlichen Lärmemission oder eines übermäßigen Wasserverbrauchs
Verbot der widerrechtlichen Zwangsräumung und des widerrechtlichen Entzugs von Land, Wäldern und Gewässern, deren Nutzung die Lebensgrundlage einer Person sichert
Verbot der Beauftragung oder Nutzung privater oder öffentlicher Sicherheitskräfte, wenn bei dem Einsatz der Sicherheitskräfte aufgrund mangelnder Unterweisung oder Kontrolle seitens des Unternehmens gesetzliche Verbote missachtet, verletzt oder beeinträchtigt werden
Verbot eines über diese Alternativen hinausgehenden Tuns oder pflichtwidrigen Unterlassens, das unmittelbar geeignet ist, in besonders schwerwiegender Weise eine geschützte Rechtsposition zu beeinträchtigen und dessen Rechtswidrigkeit bei verständiger Würdigung aller in Betracht kommenden Umstände offensichtlich ist

Eine Verletzung einer menschenrechtsbezogenen Pflicht ist der Verstoß gegen eines der zuvor genannten Verbote.

Umweltbezogene Risiken sind Zustände, bei denen aufgrund tatsächlicher Umstände mit hinreichender Wahrscheinlichkeit ein Verstoß gegen eines der folgenden Verbote droht:

Verbot der Herstellung von mit Quecksilber versetzten Produkten, der Verwendung von Quecksilber und Quecksilberverbindungen bei Herstellungsprozessen sowie der Behandlung von Quecksilberabfällen entgegen den Bestimmungen der einschlägigen Übereinkommen
Verbot der Produktion und Verwendung von Chemikalien entgegen der Bestimmung der einschlägigen Übereinkommen
Verbot der nicht umweltgerechten Handhabung, Sammlung, Lagerung und Entsorgung von Abfällen nach den Regelungen der einschlägigen Übereinkommen
Verbot der Ausfuhr und Einfuhr gefährlicher Abfälle und anderer Abfälle im Sinne der einschlägigen Übereinkommen und europäischen Verordnungen

Eine Verletzung einer umweltbezogenen Pflicht ist der Verstoß gegen eines der zuvor genannten Verbote.

Der Hinweis aufgrund eines bloßen Verdachts eines Risikos oder eines Verstoßes ist zulässig, wenn die hinweisgebende Person hinreichenden Grund zu der Annahme hat, dass die gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen und dass diese Informationen einen melderelevanten Sachverhalt darstellen.

Es ist nicht erforderlich, dass die hinweisgebende Person für eine Hinweisgebermeldung vollständige Kenntnis oder Beweise für den Verdacht hat. Ausreichend für eine Hinweisgebermeldung ist bereits die begründete Vermutung, das heißt hinreichende tatsächliche Anhaltspunkte, dafür, dass ein entsprechender Verstoß begangen worden ist oder werden soll oder ein entsprechendes Risiko eingetreten ist oder eintreten wird.

Hinweisgebende Personen, die sich unsicher sind, ob ihre Hinweisgebermeldung im Zusammenhang mit den Vorschriften des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes steht, können sich jederzeit bei der Beschwerdestelle informieren.

2. BESCHWERDESTELLE

Wie kann ich Hinweise melden?

Hinweisgeber können sich unter folgenden Kontaktdaten an unsere Beschwerdestelle wenden. Empfänger der Meldung ist die für die Publicis Gruppe in Deutschland zuständige Menschenrechtsbeauftragte:

Melanie Söder
Adresse: Leibnizstraße 65, 10629 Berlin
E-Mail: Menschenrechtsbeauftragte@publicis.de
Telefon: +49 3050581321

Um eine angemessene Weiterverfolgung sicherstellen zu können, sollte die Meldung sowohl eine Orts- als auch eine Zeitangabe enthalten. Darüber hinaus bitten wir um Nennung des betroffenen Unternehmens und um eine konkrete Beschreibung des Sachverhalts. Sofern Sie für Rückfragen zur Verfügung stehen, helfen Sie uns, den Sachverhalt aufklären zu können. Es besteht gleichwohl die Möglichkeit, Hinweise auch anonym vorzunehmen.

3. ABLAUF DES BESCHWERDEVERFAHRENS

Wie geht es nach der Meldung meines Hinweises weiter?

Eingangsbestätigung
Nach Eingang der Meldung erhält die hinweisgebende Person eine Eingangsbestätigung.
Vorprüfung
Es erfolgt durch die Verantwortliche der Meldestelle eine Vorprüfung, ob die Beschwerde beziehungsweise der Sachverhalt des Hinweises unter den Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens fällt. Falls die Meldung nicht in den Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens fällt, erfolgt eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person, dass eine Weiterbearbeitung der Meldung nicht erfolgt.
Bearbeitung des Hinweises und Hinweisgeberschutz
Nach erfolgter Vorprüfung und bestätigtem Anwendungsbereich des LkSG erfolgt, unter Einbindung der hinweisgebenden Person, die Klärung des Sachverhalts. Die bei uns mit der Durchführung des Verfahrens betrauten Personen werden den Sachverhalt mit dem Hinweisgeber erörtern. Je nach Sachverhalt können auch die Verantwortlichen der entsprechenden betroffenen Gesellschaft und andere Fachabteilungen hinzugezogen werden. Die vertrauliche Behandlung aller Hinweise und Daten wird zu jeder Zeit und in jedem Bearbeitungsschritt sichergestellt.

Die mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens betrauten Personen handeln bei der Bearbeitung unparteiisch. Insbesondere handeln diese unabhängig und unbeeinflusst von der Publicis Gruppe und sind an Weisungen betreffend ihre Tätigkeit in Zusammenhang mit dem Beschwerdeverfahren nicht gebunden.

Die Identität der hinweisgebenden Person wird streng vertraulich behandelt, es sei denn, es liegt eine ausdrückliche Einwilligung zur Preisgabe der Identität vor. Hinweisgebende Personen oder Organisationen, die gutgläubig einen potenziellen Verstoß melden, werden – auch wenn sich später herausstellt, dass kein Verstoß vorlag – nicht benachteiligt. Hinweisgebende Personen haben also keine nachteiligen Folgen strafrechtlicher, zivilrechtlicher oder arbeitsrechtlicher Art zu befürchten. Insbesondere drohen Hinweisgebern keine nachteiligen Folgen betreffend ihre arbeitsvertragliche Stellung oder ihr berufliches Fortkommen in der Publicis Gruppe. Dies gilt auch, insoweit sich ein Hinweis nachträglich als unberechtigt erweist. Allerdings gilt dies nicht, wenn hinweisgebende Personen bewusst und vorsätzlich oder grob fahrlässig unwahre Hinweise melden.
Kommunikation mit der hinweisgebenden Person
Die Kommunikation mit der hinweisgebenden Person führt unsere Menschenrechtsbeauftragte Frau Söder. Das Ergebnis wird der hinweisgebenden Person mitgeteilt. Der Abschlussbericht enthält die Sachverhaltsaufklärung sowie gegebenenfalls Hinweise bezüglich der geplanten und/oder umgesetzten Abhilfemaßnahmen.

Sollte die Bearbeitung des Sachverhalts länger als drei Monate in Anspruch nehmen, wird gegenüber der hinweisgebenden Person ein Zwischenbericht mit Angabe der weiteren Vorgehensweise übermittelt.

4. ÜBERPRÜFUNG

Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens wird durch die Publicis Gruppe mindestens einmal im Jahr sowie anlassbezogen geprüft.